贵州师范学院公文处理工作实施细则（修订）

 

第一章  总  则

第一条  为适应工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作的效率和水平，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）等有关规定，结合学校实际，特修订本实施细则。

第二条  本细则适用于贵州师范学院及所属各单位公文处理工作。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章  公文种类

第五条  学校常用的公文种类主要有：

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位

执行或周知事项，批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第六条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号，用6位3号黑体阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文要标注份号；必要时，也可对非涉密公文标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限间可用“★”分隔；如果只标密级不标保密期限，标注密级的两字间应空一字。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角。标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应自上而下按序排列。如不同时标注保密期限，标注紧急程度的两个汉字间应空一字。

（四）发文机关标志。由“中共贵州师范学院委员会”、“贵州师范学院”加“文件”二字或者“贵州师范学院党政办公室”加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。学校党政联合行文，版头用党委名称。

（五）发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号加“号”字组成。发文字号用3号仿宋体字标识于发文机关标识下空二行居中位置。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标识；年份一律用公元纪年全称，并括于六边形括号“〔〕”内，置机关代字后、发文顺序号之前；发文顺序号不设虚位，不用“0”占位（即1不编为01或001），不加“第”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名同处一行。学校党政联合行文只标注校党委发文字号。

学校发文字号主要有10种：

1.贵师院党发+〔年份〕+发文顺序号：用于向校内印发以学校党委名义发布的公文。

2. 贵师院干任+〔年份〕+发文顺序号：用于印发以校党委名义发布的干部任免公文。

3. 贵师院发+〔年份〕+发文顺序号：用于向校内印发以学校行政名义发布的公文。

4. 贵师院党呈+〔年份〕+发文顺序号：用于向上级党的领导机关的报告、请示。

5. 贵师院呈+〔年份〕+发文顺序号：用于向上级行政机关的报告和请示。

6.贵师院党政办发+〔年份〕+发文顺序号：用于在校内印发经学校党政领导同意的一般性公文和转发性公文。

7.贵师院函+〔年份〕+发文顺序号：用于印制以学校名义就某一项工作向不相隶属的业务主管部门和有关单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等对外联系一般性工作的公文；印制不宜以学校其它文件形式印发的公文。

8.贵师院纪发+〔年份〕+发文顺序号：用于以校纪委名义发布的公文。

9.贵师院工发+〔年份〕+发文顺序号：用于以校工会名义发布的公文。

10.贵师院团发+〔年份〕+发文顺序号：用于以校团委名义发布的公文。

（六）签发人。上行文应标注签发人（由主要或主持工作的负责人签发）。签发人编排在发文机关标识下空二行居右空一字处，由“签发人”三个字加全角冒号和签发人姓名组成。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题一般使用2号小标宋体字加粗，编排于红色分隔线下空二行的位置，分一行或多行居中排列，回行时注意保持词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，使用梯形或菱形排列。标题中可用的标点符号有书名号（一般用于法规和规章名称）、引号、顿号、连接号和括号等。校党政联合发文时，两个发文机关名称间可用空格分开；标题事由部分出现多个机关、人名并列时，机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

批转、转发公文，可压缩被转公文标题，可不引文种，避免出现“通知的通知”。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称或规范化简称，并编排于标题下空一行居左顶格处，使用3号仿宋体字标识并加全角冒号。

校内下行文可根据工作需要确定主送机关。党委文件主送机关一般使用“各基层党委、党委各部门”，校行政文件主送机关一般使用“各学院、部门，实验中学”；校党政办公室文件可根据具体内容选择使用主送机关名称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文内容，一般用3号仿宋体字编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中小标题层次序号依次用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；第一层用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注（如公文层次只有两层，第一层用“一、”，第二层可用“（一）”，也可用“1.”）。

学校公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。一般不使用字母词（不含外事公文）；确需使用时，应在文中首次出现时以括注方式注明经有关部门审定的汉语译名。文字从左至右横写、横排；除正文用3号仿宋体外，批语、按语用3号楷体。公文用纸采用国际标准A4型(297mm×210mm)，每页一般排22行，每行28个字；左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定，如“通告”等张贴公文。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，并加全角冒号和附件名称。如有多个附件，其顺序号使用阿拉伯数字标注（如，附件：1.xxx）；附件名称之后不用标点符号；附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。在正文中涉及附件及附件内容处，加圆括号注明“见附件”或“附件1”、“附后”；写明报送、上报、批转、转发、印发等的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不标注相关内容，直接另面编排，其首页也不标注“附件”二字。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称，并与标题中发文机关名称一致。学校党政或其他发文机关单独行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；学校党政联合行文，按党委、行政顺序将发文机关署名整齐排列在相应的位置，并使印章加盖其上。不加盖印章的公文（一般为党委文件），在正文下空一行右空二字编排发文机关署名，并在其下一行编排成文日期，成文日期首字比发文机关首字右移二字。

（十二）成文日期。确定成文日期的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过时间为准；学校领导签发的公文，以签发的时间为准；与校外其它单位联合行文时，以最后签发的机关负责人签发的时间为准。成文日期一般编排在发文机关署名下一行右空四字处，用阿拉伯数字标注，年份标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文成文日期编排见“发文机关署名”一节。

（十三）印章。一般情况下，会议纪要、印制得有特定版头的普发性公文可不加盖印章，其它公文应当加盖发文机关印章。其中，上行文必须加盖印章；学校党政联合行文，可只加盖校党委印章。印章与正文要同处一面，原则上不宜出现“此页无正文”字样。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。学校公文印章用红色，应上距正文一行以内，端正、居中、清晰、下压成文日期，使成文日期居印章中心偏下位置。联合行文时，两个或多个印章间互不相交或相切。

（十四）附注。标注公文发布层次、印发传达范围、公文办理的联系人和联系电话等需要说明的事项，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文及有请示或征求意见、联系工作内容的函件，应在附注处标明联系人姓名和联系方式。

（十五）附件。公文主件的说明、补充或者参考资料，应另面编排，在版记之前与公文主件一起装订并统一编排页码。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。如附件与公文主件不能或不宜一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识“附件”二字及附件序号。

（十六）抄送机关。指除主送机关以外的其他需要执行或者知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关，应当使用机关全称或规范化简称。“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号，一般使用4号仿宋体字标识在公文末页下方，左右各空一字。对于不同级别的机关，应按先排上级机关、再排平级机关、后排下级机关的次序排列。抄送上级机关的行文不得用“抄报”，不得将向上级的请示性公文抄送下级机关。

（十七）印发机关和印发日期。我校公文印发机关是贵州师范学院党政办公室。印发机关、印发日期用4号仿宋体字编排在抄送机关下一行或公文末页下端，印发机关“贵州师范学院党政办公室”左空一字，印发日期（以公文印发的日期为准）右空一字，年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。印发份数用4号仿宋体字编排在印发日期下一行，右空一字。

(十八)页码。公文页数顺序号用４号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条“一”字线；“一”字线上距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第七条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）执行。

第四章  行文规则

第八条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

（一）从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、邮件等形式办理的；没有实质性内容、可发可不发的。

（二）从严控制公文制发规格。单位职责范围内的常规工作、事项，可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中综合协调的事务，可以校党政办公室名义行文的，不以学校名义行文。

第九条  校党委以“中共贵州师范学院委员会”、校行政以“贵州师范学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十条  学校内设机构除校党政办公室外不得以学校名义对外正式行文。

第十一条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十二条  向上级机关行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

（二）以学校党委、行政名义向上级机关报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，由校党政办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后，统一编号行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除校领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。

第十三条  向全校各单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

    （二）学校党委、行政可向全校各单位行文。

（三）校党政办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各单位行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。

第十四条  各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向校内各单位发布通知。

第五章  公文拟制

第十五条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十六条  公文起草应当做到：

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

(三)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

(四)文种正确，格式规范。

结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。在同一公文中，数字的使用应前后一致。应当使用国家法定计量单位。

(五) 公文涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可按程序送校党政办公室审核。

 (七)涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

（八）各单位要高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平，单位主要负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。

第十七条  各单位报送公文，须在对应的发文稿纸上由单位主要负责人签署意见，如涉及多个单位需请相关单位主要负责人会签，手续齐全后按程序送校党政办公室审核、流转（一般不少于5个工作日，急件需至少提前2个工作日报送），公文一般不允许直接送校领导签批。公文中如有涉法事务，应请学校法律顾问进行合法性审查，并出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密委员会办公室进行审核。

第十八条   公文文稿原则上由校党政办公室进行审核。审核的重点是：

 (一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第十九条  经审核不宜发文的公文文稿，校党政办公室将予以退回；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，校党政办公室提出意见，由拟稿单位修改后重新报送；凡不符合公文法规要求或在文字上需做较大改动的，应退回拟稿单位进行重拟。

第二十条  学校公文实行“三校制”，即主办单位拟稿人负责初校，主办单位负责人审核负责二校，校党政办公室负责三校（复核）。主办单位拟稿人、审核人校对完毕后应签署姓名，并对校对的文稿负责；校党政办公室复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十一条  签发公文，应当明确签署意见，并写上签发人姓名和时间。公文签发按以下规定处理：

(一)以党委名义制发的涉及重要事项的文件，由党委书记签发；只涉及某一方面工作的文件，一般由分管该项工作的校领导（党委成员）签发。

(二)党委会纪要、校长办公会纪要、党委或行政校领导主持召开的专题性会议纪要，由校党政办公室领导指定的同志起草，并经校党政办公室负责人校核后，送党委书记或主持专题会议的领导签发。

（三）以贵州师范学院名义制发的涉及重要事项的文件，由校长签发；只涉及某一方面工作的常规性文件，一般由分管校领导签发。

（四）以校党政办公室名义制发的涉及面较广、内容重要的文件，一般由分管校领导签发；内容特别重要的，由党委书记或校长签发。

(五)以校党政办公室名义制发的涉及面较广的常规性文件，一般由分管校领导或校党政办公室主任签发。

（六）以校党政办公室名义制发的，仅是对学校日常工作或部门工作进行事务性安排的常规性文件，由校党政办公室征询相关部门、教学单位后，由校党政办公室主任签发。

（七）以校党政办公室名义发布办公室职权范围内事项的文件和办公室业务工作事项的文件，由校党政办公室主任签发。

（八）校纪委、校工会、校团委文件由该部门参照相关规定执行。

第二十二条  各类公文的审签和修改应当使用钢笔、毛笔、黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和红墨水等，且应当在公文纸左侧留出装订位置。

第二十三条  以学校名义制发的公文，由学校领导签批后，由校党政办公室负责登记编号、上网发布及整理归档。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公自动化系统发布，原则上不再以纸质形式下发。

 

第六章  公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理是指校党政办公室收到上级机关、下属机构或不相隶属机关公文的办理过程。收文办理主要程序是：

(一)签收。主送学校的各类文电须经校党政办公室统一签收、登记、审核并组织运转；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级机关文件，送交校党政办公室运转。校党政办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

 (二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括编号、收文日期、来文单位、发文字号、公文标题、秘级或公开属性、缓急程度、公文份数、经办人等。

(三)初审。校党政办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

 (四)承办。阅知性公文由校党政办公室根据公文内容、要求和工作需要确定分送范围；凡标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由校党政办公室提出拟办意见，报学校领导阅示后转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

 (五)传阅。根据校领导的批示和工作需要，校党政办公室将传阅件送有关人员阅知。办理传阅时，应严格登记手续，及时送达，随时掌握去向，避免漏传、误传、延误。对涉密公文的传阅要严格执行保密纪律与规定。

(六)催办。校党政办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

校党政办公室对承办情况进行督促落实，贯穿于承办件办理的各个环节。根据承办件轻重缓急和时限要求，校党政办公室可定期催办和及时催办，校党政办公室负责人及时向校领导反馈办理情况。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十六条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条  公文办理完毕，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。查阅、借阅、摘抄或复制归档公文，应按照档案管理法规的规定，履行登记、审批等手续。

严格文件管理制度和程序。凡学校党政下发的文件，各教学单位和部门必须有收文登记、领导批阅、承办结果等处理记录，并分类整理、存档，不得随意丢弃。

第七章  公文管理

第二十八条  校党政办公室是学校公文处理的管理机构，负责指导全校各单位的公文处理工作。

第二十九条  全校各单位应当高度重视公文处理工作，单位主要负责人为本单位公文处理工作的第一责任人。原则上，校内各单位办公室或综合科具体负责公文处理工作，由专人统一管理公文。涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条  学校各单位在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或解除，由原确定密级的机关或上级机关决定。

第三十一条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十二条  公开发布学校公文，须经学校党委或行政批准。复制或汇编上级机关秘密公文，须经发文机关批准或授权。经批准翻印文件时，应当建立严格的登记、管理制度，并注明“中共贵州师范学院委员会翻印”或“贵州师范学院翻印”字样以及翻印日期、份数。复制件作正式公文使用时，应当加盖学校印章，并按原本文件管理。公文汇编本的密级按编入公文的最高密级标注并进行管理。

第三十三条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位应当根据情况变化及时废止相关文件。

第三十四条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经学校分管领导批准后，由校党政办公室二位以上工作人员送贵州省保密局监销站销毁，并保证不丢失，不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十五条  单位合并时，公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十六条   新设立的单位应当向校党政办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，进行相应调整。

第八章  附  则

第三十七条  本细则自颁布之日起施行。《贵州师范学院公文处理实施细则》（贵师院党政办发〔2013〕1号）同时废止。

第三十八条  本细则由校党政办公室负责解释。